การบริหารงานสารบรรณถือเป็นหัวใจสำคัญของการจัดการเอกสารและข้อมูลในหน่วยงานราชการ เพื่อให้เกิดความเป็นระเบียบเรียบร้อย มีประสิทธิภาพ และสามารถตรวจสอบได้ โดยยึดหลักตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และแก้ไขเพิ่มเติม ซึ่งกำหนดขั้นตอนการดำเนินงานสารบรรณอย่างชัดเจน ครอบคลุมถึงการเขียนหนังสือราชการ การจดรายงานการประชุม การเก็บรักษา และการทำลายเอกสาร

1. การเขียนหนังสือราชการ
หนังสือราชการ เป็นเครื่องมือสื่อสารระหว่างหน่วยงานและบุคคลภายนอก การเขียนหนังสือราชการจึงต้องปฏิบัติตามรูปแบบและแนวทางที่กำหนด เพื่อความชัดเจนและเป็นมาตรฐาน

ประเภทของหนังสือราชการ

1. หนังสือภายนอก
2. หนังสือภายใน
3. หนังสือประทับตรา
4. หนังสือสั่งการ (คำสั่ง, ระเบียบ, ข้อบังคับ)
5. หนังสือประชาสัมพันธ์
6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐาน

หลักสำคัญในการเขียน

1. ใช้ภาษาที่สุภาพ กระชับ และตรงประเด็น
2. มีโครงสร้างที่ชัดเจน ประกอบด้วย ส่วนหัว, เนื้อหา, และส่วนท้าย
3. ปฏิบัติตามรูปแบบที่กำหนด เช่น ระบุเลขที่หนังสือ อ้างถึงเรื่อง และวันที่

2. การจดรายงานการประชุม
รายงานการประชุม เป็นเอกสารสำคัญที่บันทึกการดำเนินการและข้อสรุปของที่ประชุมอย่างถูกต้อง

ขั้นตอนการจดบันทึก

1. จด หัวข้อสำคัญ ที่ได้มีการพูดคุยหรือสรุปในที่ประชุม
2. บันทึก มติที่ประชุม อย่างชัดเจน
3. ระบุ วัน เวลา สถานที่ ผู้เข้าร่วมประชุม และผู้ที่มีข้อคิดเห็นสำคัญ

กลยุทธ์การจด

1. ใช้ ภาษาเขียนที่ชัดเจน
2. จัดทำโครงร่างเนื้อหา (Agenda) ล่วงหน้า
3. สรุปสาระสำคัญที่เกิดขึ้นจริง

3. การเก็บรักษาเอกสาร
การเก็บรักษาเอกสารที่ดีช่วยให้สามารถค้นหาและใช้งานเอกสารได้อย่างรวดเร็ว

การจัดระบบเอกสาร

1. แยกเอกสารตามประเภท เช่น เอกสารสำคัญ, เอกสารทั่วไป, เอกสารลับ
2. ใช้ระบบ หมวดหมู่ หรือรหัสเอกสาร
3. เก็บในที่ที่เหมาะสม เช่น ห้องเอกสาร หรือแฟ้มข้อมูลระบบดิจิทัล

การบริหารข้อมูลสารสนเทศ

1. นำระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ เช่น e-Document Management System (e-DMS)
2. จัดทำ ทะเบียนคุมเอกสาร เพื่อช่วยตรวจสอบ

4. การทำลายเอกสาร
เอกสารบางประเภทที่หมดอายุการใช้งานหรือสิ้นสุดภารกิจควรได้รับการทำลายอย่างถูกวิธี

หลักเกณฑ์ในการทำลายเอกสาร

1. ปฏิบัติตามระเบียบว่าด้วยการทำลายเอกสาร
2. มีการอนุมัติเป็นลายลักษณ์อักษร
3. ใช้เครื่องมือหรือวิธีที่ปลอดภัย เช่น เครื่องย่อยเอกสาร หรือการเผา

กลยุทธ์การบริหารงานสารบรรณที่มีประสิทธิภาพ

1. อบรมบุคลากร ให้มีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับระเบียบงานสารบรรณ
2. นำเทคโนโลยีสารสนเทศ มาช่วยเพิ่มความสะดวกในการจัดการเอกสาร
3. ตรวจสอบและประเมินผล การดำเนินงานเป็นระยะ
4. ส่งเสริมการจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบดิจิทัล เพื่อลดการใช้กระดาษและเพิ่มความยั่งยืน

การบริหารงานสารบรรณ ที่ดีไม่เพียงช่วยให้การดำเนินงานของหน่วยงานเป็นไปอย่างมีระเบียบ แต่ยังช่วยสร้างความน่าเชื่อถือและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานอย่างยั่งยืนตามมาตรฐานของระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีอีกด้วย

ที่มา www.chatgpt.com
รูปภาพประกอบ www.canva.com
เรียบเรียงโดย สำนักบริการวิชาการ มหาวิทยาลัยมหาสารคาม

เปิดรับสมัครแล้ว! โครงการฝึกอบรมสุดเข้มข้นใน หลักสูตรกลยุทธ์การบริหารงานสารบรรณ สำหรับผู้ปฏิบัติงานในหน่วยงานราชการและองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น

เพิ่มพูนทักษะการเขียนหนังสือราชการ จัดทำรายงานการประชุม จัดเก็บรักษาและทำลายเอกสารอย่างเป็นระบบ พร้อมปฏิบัติตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีอย่างมืออาชีพ!

มาเตรียมพร้อมเพื่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพและสร้างความก้าวหน้าในสายงาน มาร่วมพัฒนาไปด้วยกัน!

#อบรมการเขียนหนังสือราชการ #พัฒนาทักษะสารบรรณ #เสริมศักยภาพราชการ #อปทร่วมพัฒนา #เพิ่มพูนความรู้เพิ่มพูนโอกาส

สำรองที่นั่งด่วน! รับจำนวนจำกัด

#ฝึกอบรม #การบริหารงบประมาณ #พัฒนาบุคลากร #การบริหารสถานศึกษา #การพัฒนาองค์การท้องถิ่น

ช่องทางการสมัคร

สมัครผ่านเว็ปไซต์ : https://uniquest.msu.ac.th

ดาวน์โหลดเอกสาร https://shorturl.at/BNO2H

โทร: 095-197-9851 (ฝ่ายฝึกอบรม)

ID Line: @umsu